Owszem, doby nie przedłużymy, ale możemy tak zarządzać sobą w czasie, że po prostu będziemy mieć wrażenie, że jest go więcej.
Od czego zacząć?
Pierwszą rzeczą, którą powinieneś uczynić, jest spisanie wszystkich czynności, które robisz w ciągu dnia i wypisanie obok nich, ile czasu Ci zajmują. Powtarzam: wszystkich. Także tych mniej produktywnych. Będziesz wtedy w stanie określić czy nie poświęcasz zbyt dużo uwagi jakiemuś konkretnemu działaniu. W naszym życiu istnieje bowiem wiele „złodziei czasu”, czyli rzeczy, które zabierają nasz cenny czas, a których nie wliczamy do planowanych zadań.
Do najczęstszych złodziei czasu zaliczamy:
- Rozmowy telefoniczne (zwłaszcza te trwające ponad 10 minut, ciągnące się często godzinami).
- Stanie w korkach ulicznych.
- Internet. Przeglądanie skrzynki pocztowej, konta społecznościowego lub ulubionych stron internetowych kilka razy dziennie.
- Oglądanie telewizji.
- Osoby z Twojego otoczenia, którym nadano przydomek „gaduła” ;).
Prawdopodobnie większość tych rzeczy nie zaliczasz do wspominanych złodziei czasu. Z pozoru faktycznie wydają się nie mieć wpływu na zaburzanie Twojego rozkładu dnia. Jednakże kiedy wykonasz precyzyjnie przytoczony spis, zobaczysz jak istotne będzie wyeliminowanie ich bądź obniżenie do minimum.
Naturalnie nie na wszystkie masz wpływ, bo np. stanie w korku nie zawsze zależy od Ciebie. Spróbuj wtedy wykorzystać ten czas bardziej efektywnie niż przeklinając kierowców i godziny szczytu. Możesz posłuchać audiobooka, na przykład o tym jak zachować spokój w każdej sytuacji ;).
A co ze snem?
Zwróć także uwagę na to, ile czasu zajmuje Ci sen. Czy śpisz wystarczająco długo, aby Twój organizm nie czuł się znużony w ciągu dnia (będziesz wtedy poświęcał znacznie więcej uwagi rzeczom, które wykonałbyś dwa razy szybciej będąc wypoczętym i gotowym do działania).
A może śpisz znacznie dłużej aniżeli potrzebuje Twój organizm? Skróć czas snu o godzinę i zobacz jak będziesz się czuł w ciągu dnia. Odpowiednia ilość snu to sprawa indywidualna i musisz sam ustalić, czego domaga się Twój organizm.
Dodatkowo bardzo ważna jest jakość snu, a o tym jak porządnie się wyspać przeczytasz w artykule: Jak spać, żeby być wyspanym?
Ogranicz sprawdzanie maili do maksymalnie dwóch razy dziennie. Rób to na przykład rano i wieczorem. Jeśli w swoich ulubionych zakładkach masz strony internetowe, które niekoniecznie wnoszą coś do Twojego życia po prostu je zablokuj i zobacz czy w przeciągu kilku dni, naprawdę nie da się żyć bez najnowszych wieści ze świata show biznesu.
Nie pracuj jak robot, bo nim nie jesteś. Jeśli masz dużo umysłowych zadań, które powinieneś wykonać jak najszybciej, np. opanować trudny materiał, nie myśl, że siedzenie nad tym 5 godzin bez przerwy przyniesie pożądane rezultaty.
Oderwij się na chwilę i zrób coś innego, podczas gdy Twój umysł będzie mógł się na moment wyłączyć i tym samym odpocząć. Możesz przygotować sobie herbatę, pooddychać głęboko, poćwiczyć jogę lub pościerać kurze w pokoju. Wydaje Ci się, że przez te przerwy poświęcisz więcej czasu na naukę, ale to nieprawda. Twój wypoczęty umysł szybciej przyswoi wiedzę, a Ty mniej się zmęczysz i na dodatek wykonasz jakąś dodatkową „pracę”.
Jeśli masz wrażenie, że Twoja nachalna koleżanka za często przychodzi nie w porę odrywając Cię od ważnych zadań, lub po prostu jest okropną gadułą, której Ty do końca nie masz ochoty słuchać, po prostu powiedz jej, że nie masz dla niej czasu i umów się (o ile masz chęć) na konkretny termin i od razu zaznacz, że możesz jej wtedy poświęcić np. godzinę.
Nie wyobrażasz sobie dnia bez telewizji? Jestem w stanie to zrozumieć. W takim wypadku zaplanuj to, co będziesz oglądać. Nie skacz po kanałach w poszukiwaniu ciekawego programu. Znajdź wcześniej to, co Cię interesuje i obejrzyj ten program, a czas reklamowy spożytkuj na np. spisanie listy zakupów.
Bądź zorganizowany i planuj dzień przed, co chcesz wykonać w danym dniu. Tym samym już od poranka następnego dnia będziesz gotowy do działania. Zrób najpierw zadania z Twojej listy, a pozostały czas poświęć na przyjemności. Nie ociągaj się z wykonaniem tym ważnych, a może mniej interesujących rzeczy, bo i tak będziesz musiał je wykonać, lepiej mieć je z głowy. Jak planować? Może Ci w tym pomóc metoda zarządzania zadaniami w czasie GTD.
Odkładaj rzeczy na swoje miejsce. Nawet nie zdajesz sobie sprawy ile czasu tracisz na poszukiwanie „zaginionych” rzeczy. Ustal porządek w swoim domu (i torebce;)), określ konkretne miejsce do odkładania kluczy, dokumentów, zegarka, które będzie stałe.
Co bardzo istotne: nie wykonuj kilku rzeczy na raz. Zdaje Ci się, że dzięki temu zaoszczędzisz trochę czasu, a tak naprawdę go zmarnujesz, bo nie będziesz w stanie skupić się na tej jednej, docelowej kwestii, na której najbardziej Ci zależy.
Zarządzanie własnym czasem, tak jak widzisz, nie jest bynajmniej skomplikowane czy kłopotliwe i wcale nie musisz być ekspertem od planowania, aby nim rozporządzać w efektywny sposób. Przy odrobinie wytrwałości i efektywnym zorganizowaniu, jesteś w stanie zyskać co najmniej godzinę dziennie. Pomyśl, ile takich dodatkowych godzin zyskasz po miesiącu czy po roku, i ile fantastycznych rzeczy będziesz mógł w tym odkrytym na nowo czasie zrobić.
