Wyobraź sobie, jakby to było gdybyś szedł przez życie spokojnym i harmonijnym krokiem, skupiając się na tym, co dla Ciebie najważniejsze i nie zawracając sobie głowy tym, co dla Ciebie nieistotne. Jakby to było mieć obrany właściwy kierunek dnia i dzięki temu czuć się zrelaksowanym i rozluźnionym. Metoda zarządzania czasem, którą chcę Wam dzisiaj przedstawić pozwala na uporządkowanie swojego życia i jednocześnie efektywną realizację celów. Jej autorem jest amerykański założyciel bloga zenhabits.net, Leo Babauta. Całość w wersji polskiej została spisana w formie ebooka. Porzuć chaos, który nie pozwala Ci się skupić na najistotniejszych rzeczach i przetestuj drogę do satysfakcjonującego życia jaką jest Zen To Done.
Nazwa metody Zen To Done idealnie podkreśla jej charakter. Dla mnie ZTD to czysta prostota i harmonia działania, taki 'zen’ właśnie. Wcześniej funkcjonowałam w oparciu o metodę Gettings Things Done, jednak w którymś momencie poczułam chęć wypróbowania czegoś nowego i tak poznałam ZTD, o którym chcę Wam dzisiaj opowiedzieć.
Zanim zdradzę Wam z czym ja miałam największy problem przy wprowadzaniu tej metody w życie, opiszę dwie według mnie główne różnice powodujące, że ZTD jest mi bardziej bliski.
Przede wszystkim GTD wymaga, aby wprowadzić kilka nawyków jednocześnie, przez co wiele osób rezygnuje w połowie lub na początku drogi. ZTD broni się tutaj, ponieważ pozwala skupić się na wyrobieniu najpierw jednego nawyku, przez co nie działamy pod taką presją i mamy więcej swobody.
Po drugie, GTD kładzie zbyt mały nacisk na działanie, najwięcej czasu i miejsca poświęca na gromadzenie, z kolei ZTD podkreśla jak ważne jest działanie, bez którego cała reszta nie ma większego sensu. Po prostu musisz działać! Po to wcześniej gromadzisz zadania, przetwarzasz je i planujesz ich wykonanie, żeby następnie je zrealizować!
Kiedy zapoznałam się z ZTD pierwszym moim krokiem było kupno odpowiedniego kalendarza. Wydaje się być sprawą prostą, ale ja miałam z tym największy problem. Biorąc pod uwagę, że notes miał mi towarzyszyć przez cały czas chciałam, aby był mały, zgrabny, lekki (ponieważ moja torebka już bez tego ważyła niemało) i z racji, że jestem kobietą – ładny ;). Poszukiwania trwały 2 dni, w końcu udało mi się kupić wymarzony notes!
Teraz już mogłam zabierać się do kolejnych kroków. W sumie nawyków do wyrobienia jest 10, jednakże 4 pierwsze są najważniejsze i wystarczy, że te 4 nawyki wprowadzisz w życie. Sześć pozostałych to nawyki „uzupełniające” aczkolwiek bardzo przydatne i pomocne. Nimi zajmę się w kolejnym artykule. Z pewnością są bardzo wartościowe i po zapoznaniu się z nimi wybierzesz coś dla siebie. W tym artykule zapoznam Cię z 4 podstawowymi nawykami. Zaczynamy!
1. Gromadzenie.
Wszystko, co jest w Twojej głowie musi zostać gdzieś zgromadzone. W tym celu wspominałam wcześniej o zakupie kalendarza czy notatnika, który będzie od tej pory wypełniony zadaniami. Zadaniami, ale także Twoimi pomysłami czy informacjami, które Ci się właśnie przypomniały bądź, które właśnie zasłyszałeś, a o których nie chcesz zapomnieć.
Takie przerzucenie myśli na papier pozwoli Ci oczyścić Twój umysł z niepotrzebnych Ci w tym momencie informacji i skupić się na chwili obecnej. Jak to zrobić w praktyce? Po prostu, jeśli tylko w Twojej głowie pojawi się jakaś myśl zapisz ją od razu do swojego notatnika!
W przypadku, kiedy zaczynasz swoją przygodę z metodami zarządzania czasem, poświęć (najlepiej zaraz po przeczytaniu tego artykułu) 30 minut na spisanie wszystkich rzeczy, które masz gdzieś w głowie i które czekają cierpliwie na ich realizację. Wypisz dosłownie wszystko. Od zadań związanych z Twoim życiem zawodowym przez rzeczy, które chcesz zrobić typowo da siebie po pomysły jak usprawnić relacje w rodzinie. Niech będą to rzeczy duże i ważne jak i te mniejsze, których realizacja zajmuje dosłownie chwilę. Po tym procesie zapewne poczujesz jak lekka jest Twoja głowa. A to dopiero początek ;).
2. Przetwarzanie.
Przetwarzanie to inaczej, przeglądanie naszej listy zadań i odpowiednie ich porządkowanie. Taki przegląd najlepiej jest wykonywać raz dziennie, jednak wszystko zależy od charakteru Twojej pracy czy stylu życia. Przerób każdy pomysł, każde zadanie przez Ciebie zapisane. Nawet jeśli na początku wydaje Ci się to niemożliwe ze względu na ilość tych rzeczy, pomyśl jaki chaos w takim razie powodują te wszystkie rzeczy w Twojej głowie? Daj jej odpocząć i uwierz mi, że z każdym tygodniem coraz łatwiej będzie Ci uporządkować te zadania. Zatem, weź pierwsze zadanie z listy. Co możesz z nim zrobić? Masz kilka opcji:
Teraz – podobnie jak w GTD możesz posłużyć się zasadą 2 minut: jeśli wykonanie danej rzeczy nie zajmie Ci więcej jak 2 minuty po prostu zrób to teraz.
Później – jeśli wykonanie danej czynności nie mieści się w przedziale 2 minut przypisz ją od razu do zadań na dany dzień lub Twoich zadań tygodniowych.
Zostaw – możesz po prostu pozostawić daną rzecz ze swojej listy, jeśli kompletnie nie wiesz co z nią zrobić i postawić obok niej datę, która będzie oznaczać czas, w którym zajmiesz się tą kwestią. Leo Babauta zaleca jednak, aby z tej opcji korzystać jak najrzadziej. Tutaj znajdują się także informacje, które mogą Ci się przydać w przyszłości. Zapisz je i odłóż w odpowiednie miejsce.
Deleguj – jeśli możesz przekazać wykonanie tego zadania drugiej osobie, zrób to od razu i zapisz sobie przypomnienie, abyś mógł zweryfikować czy ta osoba rzeczywiście zrobiła to, o co ją poprosiłeś.
Usuń – jeśli uważasz, że dana rzecz tak naprawdę nie jest istotna i nie wymaga podjęcia żadnego działania, skreśl ją ze swojej listy zadań.
Postępuj tak z każdym zadaniem ze swojej listy, aż nie przyporządkujesz ich w odpowiednie miejsca. Ważne, abyś podejmował decyzje szybko bez długiego zastanawiania się.
Prokrastynacja wkrada się w nasze życie, bo nie potrafimy podjąć decyzji co do naszych zadań. Rozmyślamy o nich zbyt długo, aż w końcu odkładamy je na później i tak w kółko. Zastanów się zatem co naprawdę jest dla Ciebie ważne i skup się na tych rzeczach.
3. Planowanie
Po co Ci plan? Otóż po to, abyś wiedział co i kiedy masz robić. Zacznij od wypisania zadań tygodniowych, a następnie skup się na zadaniach dziennych.
Raz w tygodniu wypisz tzw. kamienie milowe. Możesz to zrobić na następnych stronach kalendarza lub kupić do tego celu osobny notes. Kamienie milowe to nic innego jak większe zadania, które chcesz zrealizować w danym tygodniu. Po zaplanowaniu większych kwestii sporządź listę codziennych zadań i podziel je na te mniej ważne oraz te najważniejsze. Zadaniami najważniejszymi do wykonania w danym dniu mogą być wspomniane kamienie milowe. Kieruj się tutaj zasadą, aby nie planować na ten sam dzień więcej niż trzech ważnych kwestii. Za realizację zadań najważniejszych zabierz się z samego rana. Jest to dla Ciebie ważne, ponieważ zwiększy to Twoje szanse osiągnięcia sukcesu. Jeśli zacząłbyś od rana zajmować się rzeczami mało istotnymi, po południu mógłbyś już nie mieć energii na wykonanie tych ważniejszych. Zapisz je zatem na samej górze kartki Twojego notatnika.
Po ustaleniu istotnych spraw, skup się na tych mniej ważnych, które także chcesz zrealizować w danym dniu i wypisz je poniżej, pod tymi najbardziej istotnymi.
Ze swojej strony polecam podział: co chcę zrobić tuż po otworzeniu oczu oraz co chcę zrobić przed pójściem spać. To wszystko po to, aby już od rana mieć dokładnie ustalone zadania, dzięki czemu nie będziesz tracić czasu na rozmyślanie „co powinienem teraz zrobić”?, co zapewne dla większości mogłoby się skończyć siedzeniem przed telewizorem bądź położeniem się z powrotem do łóżka ;). Zatem, planuj po to, aby być skupionym na zadaniach i na działaniu. W przeciwnym wypadku istnieje ryzyko, że Twoja uwaga może zostać rozmyta w przeciągu kilku chwil.
4. Działanie.
Jesteś już w pełni gotowy, aby zacząć działać! Pamiętaj, że nie osiągniesz sukcesu jeśli pominiesz ten krok, bo nawet najlepiej spisany plan sam się nie ziści. Ważne jest tutaj, abyś skupiał się sumiennie na poszczególnych zadaniach, które sobie ustaliłeś. Zadbaj, aby nikt a nic Ci w tym czasie nie przeszkadzało. Nie sprawdzaj co chwilę wiadomości mailowych, wyłącz na ten czas telefon, a osoby, które mówią „ja tylko na chwilę” proś, aby przyszły za jakiś czas, tzn. wtedy, kiedy przewidujesz zakończenie swojego zadania. Nie daj się oderwać od swoich spraw, za każdym razem kiedy złapiesz się na chęci zerknięcia do telefonu/na pocztę/na internet, po pierwsze uświadom sobie to, a po drugie zapytaj siebie: „co się stanie, jeśli teraz tego nie zrobię?”. Z pewnością nic wielkiego ;). Ponadto warto, abyś:
– wykonywał tylko jedno zadanie naraz. Dzięki temu będziesz mógł w pełni skupić się na jego realizacji, co zaoszczędzi Twój czas, a efekty Twojej pracy z pewnością będą bardziej zauważalne.
– zrobił raz na jakiś czas przerwę. Jeśli np. dane zadanie wymaga od Ciebie spędzenia w jednej pozycji dwóch godzin, możesz mieć poważne problemy z uważnością. W trakcie takich przerw możesz przejść się po pokoju, pooddychać głęboko czy porozciągać się. Nie sięgaj czasem po telefon czy inne rozpraszacze.
– dał sobie nagrodę za wykonanie zadania. Nagroda jest bardzo silną motywacją zatem zastanów się co w takiej sytuacji mogłoby skutecznie zmotywować Ciebie?
Pamiętaj, zawsze noś przy sobie kieszonkowy notes, po który będziesz mógł sięgnąć w każdym momencie. Twoja głowa z pewnością odwdzięczy Ci się większą koncentracją, która przyjdzie naturalnie jeśli będziesz poświęcał się w danej chwili tylko jednej rzeczy naraz. Dodatkowo zyskasz świeższy umysł, spokój wewnętrzny i poczucie, że wszystko jest tak, jak być powinno ;).
W następnym artykule o Zen To Done przedstawię kolejne sześć nawyków, które z pewnością bardzo wzbogacą i ułatwią Ci życie, jednakże już teraz możesz korzystać z wszystkich dobrodziejstw oferowanych przez metodę zarządzania czasem ZTD.
