Ostatnio opowiedziałam Wam o prostej i harmonijnej metodzie zarządzania czasem. Zen To Done, bo o niej mowa, to 10 nieskomplikowanych nawyków, które pozwalają na uporządkowanie Twojego dnia, a w dalszej perspektywie Twojego życia. Dzisiaj przedstawię Wam kolejne sześć nawyków, które są uzupełnieniem 4 pozostałych, jednakże nie mogą istnieć bez nich. Co to dla Ciebie oznacza? Że podstawą jest wypracowanie w pierwszej kolejności 4 pierwszych nawyków, tj. gromadzenia, przetwarzania, planowania i działania, które opisałam w poprzednim artykule o ZTD. Dopiero, kiedy wypracujesz w sobie te fundamentalne nawyki, możesz zabrać się za wprowadzanie następnych.
Pamiętaj przy tym wszystkim, żeby wprowadzać jeden, góra dwa nawyki w tym samym czasie. Dlaczego jest to ważne dla Ciebie? Ponieważ dużo łatwiej będzie Ci wtedy skupić się na konkretnych rzeczach z danego nawyku, a dzięki temu utrzymać motywację do działania. Twoją nową zasadą, którą powinieneś się kierować przy wykonywaniu jakiegokolwiek zadania (a zwłaszcza tych bardzo dla Ciebie istotnych) jest zasada skupienia. W tym celu zanim przystąpisz do realizacji danej rzeczy: wyłącz bądź wycisz telefon, zamknij wszystkie niepotrzebne programy komputerowe czy strony internetowe, uprzątnij swoje miejsce pracy i zobacz o ile łatwiej będzie Ci pracować w uporządkowanej przestrzeni, gdzie nic ani nikt nie będą rozpraszać Twojej uwagi.
Czyste biurko to także czysta głowa, skoncentrowana na jednej rzeczy w danej chwili. Jeśli znasz już i stosujesz 4 podstawowe nawyki ZTD wiesz zapewne, że poczucie ulgi i lekkości jest nieocenione w pracy. O ile te 4 nawyki to podstawa, o tyle 6 pozostałych to uzupełnienie. Elastyczność ZTD polega właśnie na tym, że nie potrzebujesz wprowadzać wszystkiego. Sam dokonujesz wyboru, co dla Ciebie jest najwłaściwsze i wdrażasz to, co uważasz, że najbardziej pasuje do Ciebie i Twojego trybu życia. Zapoznaj się zatem z sześcioma bardzo skutecznymi nawykami i wybierz coś dla siebie.
5. Prosty i godny system zaufania.
Systemem będzie tutaj zestaw list, wokół których skupiać się będą Twoje zadania. Kluczem jest, aby zadania były pogrupowane i przypisane do danej kategorii, np.:
– praca, czyli wszystkie sprawy związane z pracą
– dom, czyli wszystkie kwestie osobiste jak i rodzinne
– telefony, czyli wszystkie sprawy do załatwienia przez telefon
– komputer, czyli wszystkie zadania do wykonania przy komputerze
– miasto, czyli rzeczy do załatwienia w mieście, np. zakupy
– oczekiwane, to zadania, które przekazałeś innej osobie do realizacji i chcesz pamiętać, aby sprawdzić w jakim kierunku idą
Kategorie te możesz tworzyć i nazywać dowolnie, w zależności od swoich potrzeb. Leo Babauta zaleca przy tym, aby kategorii nie było zbyt wiele, gdyż łatwiej wtedy wpaść w natłok zadań i obowiązków, które prowadzą do chaosu w naszych głowach. Takie pogrupowanie pozwoli zaoszczędzić Ci mnóstwo czasu, kiedy np. będąc w mieście będziesz wiedział co i gdzie masz załatwić, aby nie trzeba było już tam wracać, ewentualnie tak rozplanować czas, żeby pojechać do miasta właśnie wtedy, gdy wszystkie sprawy z tej kategorii można załatwić za jednym razem.
Dodatkowo autor proponuje zastosowanie prostych narzędzi, które ułatwią nam w dużym stopniu korzystanie z ZTD. Mnie (przynajmniej do tej pory) wystarcza notes i kalendarz ;).
6. Porządkowanie
„Porządek trzeba robić, nieporządek robi się sam”. Zgodnie z tym założeniem, to od Ciebie zależy jak bardzo uporządkowane będzie Twoje życie, ponieważ jeśli sam nie zdecydujesz się na jakieś działania, w Twoim życiu pojawi się chaos. Najlepszym sposobem jest stosowanie się do zasady, aby każdą rzecz odkładać na specjalnie wyznaczone dla niej miejsce.
Stwórz wybrane przez siebie miejsca Twoimi „segregatorami”. Niech każda rzecz ma swoje miejsce i określ je precyzyjnie. Rachunki do zapłacenia w teczce w szufladzie, lista zakupów na lodówce, a poczta na biurku, żebyś nie tracił już czasu na zbędne szukanie. Musisz wiedzieć, gdzie czego szukać.
Przygotuj archiwum, czyli miejsce, gdzie będziesz przechowywał dokumenty, które mogą Ci się przydać w przyszłości. Dobrym rozwiązaniem jest składowanie takich dokumentów w opisanych teczkach, abyś bez otwierania wiedział, czego możesz się spodziewać.
Za każdym razem kiedy będziesz chciał odłożyć daną rzecz na jakieś miejsce, zastanów się czy jest to odpowiednie miejsce? Jeśli nie, odłóż rzecz tam, gdzie być powinna.
Nawyku odkładania rzeczy na swoje miejsce nie wypracujesz w jeden dzień, warto jednak podjąć się takiego wyzwania, ponieważ świetnie porządkuje myśli jak i działania.
7. Przeglądanie
Tygodniowy przegląd, pomimo, że znajduje się na liście nawyków nieobowiązkowych, polecam wykonywać regularnie. Taki przegląd pomoże Ci w bardzo jasny sposób skupić się na celach i ocenić w jakim stopniu spełniłeś swoje zadania. Tygodniowy przegląd trwa zazwyczaj około 30 minut, w tym czasie:
Sprawdź swoje cele długo- i krótkoterminowe. Przyjrzyj się najpierw celom długoterminowym i wybierz jeden cel, który chcesz zrealizować jako pierwszy. Następnie określ jakie cele krótkoterminowe przybliżą Cię do osiągnięcia wybranego już, dużego celu i wybierz kilka z nich, do zrealizowania na najbliższy tydzień. W następnym tygodniu robiąc taki przegląd zobacz czy udało Ci się zrealizować swoje zadania krótkoterminowe i co jeszcze musisz zrobić, aby przybliżyć się do osiągnięcia długoterminowego celu. Postępuj tak do czasu, aż długoterminowy cel zostanie zrealizowany, a następnie postępuj tak jak na początku.
Przejrzyj notatki, które robiłeś przez cały tydzień. Z pewnością w ciągu całego tygodnia nagromadziło się w Twoim notesie sporo różnych informacji. Teraz jest dobry czas, aby zobaczyć co zostało zrealizowane, a co nie. Jeśli znajdziesz dla siebie ważne informacje, które chcesz zachować przenieś je do swojego archiwum.
Zerknij do kalendarza i zobacz, czy wszystko co miałeś wykonać zostało wykonane i w razie potrzeby przenieś niedokończone zadania na kolejny tydzień. Sprawdź także czy w najbliższym tygodniu nie czekają Ci jakieś ważne zadania, abyś miał czas na przygotowanie.
Uporządkuj listy, jeśli z nich korzystasz. Zobacz, co możesz wykreślić z danych list jako wykonane, a jaka lista być może w ogóle nie była dla Ciebie przydatna?
Ustal cele krótkoterminowe na najbliższy tydzień i swoje kamienie milowe. O kamieniach milowych pisałam w poprzedniej części. To nic innego jak duże zadania na najbliższy tydzień. Cele krótkoterminowe to z kolei zadania drobniejsze. Zdefiniuj na każdy dzień istotne dla Ciebie zadania i oznacz je tak, aby były dla Ciebie widoczne.
8. Upraszczanie
Tak jak wspominałam nie raz, ZTD jest systemem, który opiera się na prostych rozwiązaniach. Dlatego koniecznie musi pojawić się tutaj nawyk upraszczania ;). Na czym ma polegać to upraszczanie? Otóż, często dzieje się tak, że nawet stosując podstawowe nawyki ZTD możemy wpaść w małą plątaninę myśli i działań, w których trudno będzie nam znaleźć początek i koniec. W związku z tym warto raz na jakiś czas wygospodarować kilka minut na usunięcie rzeczy, które:
– nie są już aktualne,
– nie są na tyle ważne, aby poświęcać im czas,
– w ogóle nie prowadzą nas do naszych długoterminowych celów.
Dodatkowo w pierwszej kolejności realizuj zadania, które mają dla Ciebie największą wartość. Ogranicz napływające do Ciebie informacje z różnych źródeł, takich jak internet czy telewizja, ponieważ większość z nich wręcz pochłania Twój czas. Nie odrywaj się od większych zadań, tylko dlatego, że coś właśnie sobie przypomniałeś, sprawdzaj skrzynkę mailową 2 razy dziennie i zajmuj się tylko tym, co naprawdę ma dla Ciebie znaczenie. Upraszczaj, upraszczaj i jeszcze raz upraszczaj.
9. Ustalanie procedur
Przyszedł czas na ustalenie Twoich, własnych procedur. Procedur, czyli określonych działań, które będą Twoim porannym, popołudniowym, wieczornym czy też tygodniowym nawykiem. Ustal ze sobą co zrobisz tuż po wstaniu z łóżka? Jakie czynności możesz ze sobą połączyć, które po jakich wykonać? Przez bardzo długi czas moją codzienną rutyną było np. poranne, godzinne bieganie, po którym brałam prysznic i jadłam śniadanie. Wstając rano, nie musiałam zastanawiać się co teraz mam robić, bo doskonale to wiedziałam. Teraz np. pierwszą rzeczą, którą robię po wstaniu jest szklanka wody z cytryną, z którą idę do łazienki na poranną toaletę ;). Co Ci to daje? Przede wszystkim porządek i spokój wewnętrzny, a także kontrolę nad własnym życiem. Tygodniowe procedury z kolei to rzeczy, których nie wykonujesz codziennie, ale kilka razy w tygodniu.
10. Odkrywanie pasji
To ostatni nawyk, co bynajmniej nie oznacza, że najmniej ważny. Przeciwnie, mam wrażenie, że jest to jeden z najważniejszych nawyków i prawdopodobnie jeden z najtrudniejszych. Dlaczego jest on tak istotny dla Ciebie? Pasja to coś, dzięki czemu po prostu będzie Ci się chciało. Pasja to coś, to zmotywuje Cię do Twoich działań, to coś, dzięki czemu Twój poziom szczęścia i satysfakcji wzniesie się ponad przeciętność! Kiedy praca przestaje być pracą (w potocznym znaczeniu), staje się właśnie pasją. Pasja to coś, co pcha Cię do przodu.
Znajdź dla siebie pół godziny i zastanów się co lubisz robić. Co Cię fascynuje, co przynosi radość i spełnienie? Jeśli nic nie przychodzi Ci do głowy, pomyśl co lubiłeś robić jako dziecko? Wtedy robiłeś to całkowicie spontanicznie i naturalnie. Być może da się coś przenieść z tamtego okresu? Najważniejsze: wciąż próbuj! Próbuj nowych rzeczy i nie poddawaj się, jeśli po jakimś czasie okaże się, że to, co na początku wydawało Ci się spełnieniem Twoich marzeń, po miesiącu kompletnie nie będzie Ciebie interesować. Szukaj dalej!
Steve Pavlina, proponuje w swojej książce „Rozwój osobisty człowieka rozumnego” metodę, która dla Ciebie może okazać się strzałem w 10! Weź w tym celu kartkę papieru lub otwórz na komputerze dowolny edytor tekstu. Usiądź w wygodnym miejscu, gdzie nikt nie będzie Ci przeszkadzał, pooddychaj głęboko i wycisz się. Na samej górze kartki (czy edytora) napisz „Jaki jest mój życiowy cel?”. Pod spodem zacznij wypisywać wszystko co przyjdzie Ci do głowy, krótkie odpowiedzi, które pojawiają się nawet na chwilę w Twoim umyśle. Nie oceniaj ich, bo nie na to pora. Jeśli podczas zapisywania którejś z odpowiedzi poczujesz „tknięcie” zaznacz to słowo. Może Cię ono później nakierować na Twój prawdziwy cel. Wypisuj swoje pomysły tak długo, aż przy którejś z odpowiedzi poczujesz żywszą emocję. Mogą pojawić się także łzy. Słowo, które dotknie Cię bardzo głęboko, przy którym poczujesz wzruszenie prawdopodobnie jest właśnie Twoją pasją, Twoim celem życiowym. To ćwiczenie średnio zajmuje około 30 minut, jednakże jak twierdzi autor, może trwać nawet 2 godziny. Ważne, abyś się nie zniechęcał i nie przerywał w trakcie. Nawet jeśli będziesz czuł się bezsilny i przekonany, że nic innego nie jesteś w stanie wymyślić, nie zatrzymuj się.
Kiedy odnajdziesz już swoją pasję, przygotuj plan działania. Małe kroki, które doprowadzą Cię do spełnienia. Co jeszcze musisz wiedzieć w tej materii? Kto mógłby podzielić się z Tobą swoją wiedzą czy doświadczeniem? Jakie masz szanse? Jak możesz powiązać swoją pasję ze sposobem na życie? Wyznacz swoją drogę do sukcesu i działaj!
To już koniec, ale jednocześnie początek Twojej nowej drogi. Wybierz nawyki, które najbardziej do Ciebie przemawiają i wprowadź je do swojego coraz bardziej poukładanego rozkładu dnia. Przekonasz się szybko, jak kilka drobnych (i tych większych także) zmian, potrafi odmienić Twoje spojrzenie na rzeczywistość i dotychczasowe myślenie o efektywności i pracy. Przede wszystkim: działaj – najlepiej już teraz! :)
