Wyobraź sobie, że wszystkie sprawy, które masz do załatwienia są tak przez Ciebie zorganizowane i zaplanowane, że doskonale wiesz co w danym, konkretnym momencie masz robić. Co więcej, jesteś przekonany, że to, co robisz, jest najlepszą z możliwych rzeczy, którą możesz obecnie wykonywać. Wiesz po co to robisz i jeśli czegoś nie robisz, to także wiesz dlaczego się daną kwestią aktualnie nie zajmujesz. Ponadto każdą sprawę potrafisz doprowadzić do końca. Brzmi trochę jak fantazja? Możesz jednak spełnić swoje marzenia z wykorzystaniem metody GTD, czyli Getting Things Done, opracowanej i opisanej w książce pod tym samym tytułem, przez Davida Allena.
GTD to bardzo popularna i skuteczna metoda organizacji zajęć zawodowych jak i spraw prywatnych, która pomoże Ci zwolnić tempo i odzyskać spokój umysłu. Największą zaletą tej techniki jest jej elastyczność. Nic w zasadzie nie narzuca, pokazuje bowiem tylko zasady działania i sugeruje pewne rozwiązania, ale to właśnie od nas zależy w jakim stopniu wdrożymy je do własnego życia. Książka Allena liczy ponad 300 stron (polecam przeczytać w całości) dlatego przedstawię w możliwym skrócie reguły jej działania.
GTD proponuje zastosowanie pięciu następujących kroków:
Kolekcjonowanie
Pierwszy etap to zebranie wszystkich Twoich planów, obowiązków, pomysłów, czyli tego co Ci tylko przyjdzie na myśl. Chodzi o to, abyś w jednym, konkretnym miejscu tzw. koszyku (który może być notatnikiem, skrzynką pocztową, programem komputerowym – czym chcesz) zapisywał wszystko, dosłownie wszystko co „zaprząta” Twoją głowę. Pozwala to na oczyszczenie Twojego umysłu oraz nie wybijanie Cie z rytmu wykonywania innej czynności. Jeśli nagle o czymś sobie przypominasz (a może być to nawet drobnostka) lub znajomy prosi Cię o pomoc, po prostu zapisujesz to i od razu zapominasz. Zapominasz, tzn. Twój umysł już o nich nie myśli. Przyjdzie czas, aby wrócić do tych spraw i poddać je analizie.
Analiza
Analizę naszego koszyka rozpoczynamy od początku wg zasady LIFO (Last In First Out). Kluczowe jest tutaj nasze podejście do danej sprawy. Należy sobie odpowiedzieć na pytanie: czy dana kwestia wymaga mojego działania? Jeśli nie, możemy:
- przenieść sprawę do archiwum (archiwum może być dany folder czy wyznaczona do tego szuflada)
- przenieść na listę „być może/w przyszłości”
- usunąć
Jeśli natomiast odpowiedź jest twierdząca:
- najlepiej od razu wykonać zadanie (pod warunkiem, że nie zajmie to więcej niż 2 minuty)
- przenieść do kalendarza, aby zostało spełnione w określonym z góry terminie
- przekazać innej osobie
Nie wolno natomiast wkładać ponownie danej sprawy do koszyka oraz wykonywać dwóch zadań jednocześnie.
Porządkowanie
Wszystkie pomysły z koszyka powinny zostać pogrupowane wg podobnych kontekstów, tzn. tworzysz grupy (zgodnie ze swoimi potrzebami), takie jak: nauka, w domu, w biurze, przy komputerze, przez telefon, na mieście itp. W ten sposób łatwiej i szybciej wykonasz zadania i będziesz skupiony wokół jednego tematu.
Ponadto na naszej liście znajdą się z pewnością tzw. projekty, czyli rzeczy, które składają się z mniejszych zadań. Gdy w koszyku pojawi się pomysł „rodzinny wyjazd wakacyjny” to w zasadzie nie wiadomo co z tym zrobić. Dlatego należy podzielić ten proces na etapy, np. „pojechać do biura podróży”, „przejrzeć katalog”, „porozmawiać z dziećmi” itd.
Oprócz tego istnieją jeszcze listy. Mianowicie:
- listy z zadaniami oczekującymi – kiedy przekazaliśmy zadanie komuś innemu
- oraz listy „być może/w przyszłości” czyli wszystkie Twoje błyskotliwe ;) pomysły, zadania czy projekty, co do których na razie nie podejmujesz żadnego działania.
Przegląd
Codzienny przegląd to w zasadzie Twój obowiązek. Allen zaleca także przegląd tygodniowy, który pozwala spojrzeć na swoją listę z pewnej perspektywy. Ponadto wtedy właśnie możesz dokładnie ocenić swoje działania z ostatniego tygodnia, ustalić kolejne zadania z projektów czy przejrzeć listę „być może/w przyszłości”. Może właśnie teraz nadszedł właściwy moment wykonania zobowiązań z listy?
Realizacja
Kiedy wiesz już co masz robić (wierzę, że wiesz) po prostu… zrób to. Wdróż swoje pomysły w życie. Pamiętaj przy tym, aby w planach zostawić miejsce na pracę, która pojawiła się, chociaż wcale jej nie planowałeś. W tym przypadku możesz zapisać ją do odpowiedniego katalogu czy folderu, bądź wykonać od ręki, pod warunkiem, że nie zajmie więcej jak 2 minuty.
Jeśli zainteresowała Cię powyższa metoda polecam Ci aplikacje komputerowe, które działają zgodnie z GTD i wspierają jego pracę. Dzięki takim programom w prosty i przyjemny sposób będziesz mógł wprowadzać tę efektywną metodę do swojego, coraz bardziej poukładanego życia ;).
Szerokie i bardzo szczegółowe opracowanie aplikacji online możesz znaleźć na przykład tutaj http://palikowski.net/webware-gtd
Podobne wpisy
-
Zen To Done, czyli prosta sztuka zarządzania sobą w czasie. Część 2
-
11 RZECZY, Z KTÓRYMI NIE WARTO CZEKAĆ DO NOWEGO ROKU, CZYLI JAK UCZYNIĆ ŻYCIE LEPSZYM JUŻ TERAZ
-
Jak się zmotywować do pracy w domu?
bardzo konstruktywny artykul, az chce sie zabierac do pracy